Une fois que vous avez pu établir la cartographie de votre organisation, nous allons pouvoir voir comment accompagner les services métiers afin de les faire progresser dans la structuration de leurs données et la prise en main de leurs outils. Votre rôle sera essentiellement de leur expliquer ce que nous exposons dans la partie réservée aux experts métiers, nous aborderons donc ici uniquement les points qui vous concernent directement.
Les référents métiers sont les collaborateurs dans les services métiers qui s’occupent de réceptionner les développements et de valider que ceux-ci correspondent bien aux besoins exprimés par le service utilisateur. Ayant souvent une appétence pour les outils, ils s’occupent de centraliser les demandes de leurs collègues et sont le point de contact avec la DSI.
Ils ont pour rôle :
Comme vous pouvez le constater, leurs rôles sont absolument cruciaux et pourtant ce sont des profils que nous avons parfois de grandes difficultés à obtenir. Dans de nombreux cas, les services métiers vont être tentés de déléguer les responsabilités ci-dessus à la DSI. Nous le disons avec force, cette approche n’est pas possible. Bien sûr la DSI peut apporter son aide en complément, ou faire appel à un prestataire spécialisé en assistance à maîtrise d’ouvrage (comme nous !). Mais les référents métiers, qui sont forcément sous la direction du service métier, travaillent dans les mêmes bureaux physiques que les utilisateurs dont ils connaissent les problématiques au quotidien, sont indispensables pour les validations. Ils doivent être soit des profils recrutés spécifiquement pour ces rôles de cadrage des outils du service, soit des collaborateurs ayant d’autres tâches mais à qui on a dégagé du temps pour occuper ces rôles.
Cette dernière approche est tout à fait valable, mais il faut également comprendre que c’est un profil qui doit être protégé :
Arriver à faire émerger et surtout protéger ces profils n’est pas facile, loin de là, mais ils sont la clé de l’évolution des services métiers. C’est le rôle de la DSI d’expliquer l’importance des référents métiers, et de la direction générale de mettre en place un environnement suffisamment sain pour encourager l’émergence de ces talents.
Outre le fait de faciliter l’émergence des référents métiers, il y a bien sûr d’autres actions que la DSI peut faire de manière proactive.
La première d’entre elles est d’aider à modéliser les schémas des agrégats d’un service. Cette modélisation, dont nous parlons également en phase de conception, permet à chaque intervenant de comprendre comment le service fonctionne et a vocation à être mise à jour en permanence.
Pour cela, la DSI peut organiser un atelier Event Storming, comme celui fait en phase de cartographie du domaine, mais beaucoup plus précis et centré sur le fonctionnement d’un service métier en particulier. Une fois cette modélisation faite, il sera beaucoup plus facile d’identifier les solutions techniques (notamment avec l’IA) pouvant optimiser le fonctionnement du service.
Vous êtes également régulièrement sollicité pour la mise en place de chantiers complexes, pouvant potentiellement comporter une part de risque pour l’organisation. Lors de ces challenges, nous vous recommandons de vous intéresser aux méthodologies SBCE (Set Based Concurrent Engineering), dont le référentiel Open Agile Architecture présente très bien l’intérêt. Par opposition à la réalisation directe d’un MVP (Minimum Viable Product), la méthodologie SBCE vous incite plutôt à vous concentrer déjà sur l’optimisation des processus où il est facile de revenir en arrière, et de garder les changements irréversibles pour la fin lorsque vous aurez déjà découvert un grand nombre d’informations sur le reste du projet. À ce stade, vous serez ainsi en bonne position pour valider ou invalider les choix irréversibles qui ont pu être envisagés en début de projet.
Enfin, il y a bien entendu une certaine quantité de travail technique que les services métiers ne peuvent pas réaliser eux-mêmes. C’est là que la DSI devra intervenir, afin de mettre en place les plates-formes en libre service que les services métiers pourront utiliser pour mettre en place leurs processus.
Au-delà des besoins classiques pour les DSI (annuaire d’entreprise, gestion des accès, sécurité, sauvegarde, etc.), certains besoins directement liés à chaque niveau de maturité des services métiers méritent d’être évoqués :
Niveau 1 : Le strict minimum consiste à mettre en place un environnement partagé afin que les collaborateurs puissent partager les fichiers entre eux, notamment les tableurs Excel. Idéalement, ceux-ci devraient pouvoir être modifiés en ligne de manière simultanée, ce qui est fourni nativement par les éditeurs de tableurs aujourd’hui.
Niveau 2 : Identification des outils No-code suffisamment simples d’utilisation, accessibles aux services métiers et répondant aux impératifs de sécurité de vos données. Idéalement, ces outils peuvent être déployés en interne dans votre organisation afin que la DSI puisse garder la main sur la sécurité et la charge des serveurs, certains sont open-source. Il ne s’agit pas seulement des outils pour créer des applications, l’un des cas d’usage les plus importants concerne [les échanges de données], qui sont souvent d’ailleurs les outils No-code les plus simples à mettre en place et à promouvoir auprès des collaborateurs. Votre rôle consistera également à définir les stacks techniques recommandées pour que les services métiers puissent créer leurs applications, s’ils souhaitent par exemple faire appel à une agence de développement externe, et à les accompagner en les formant notamment sur [l’importance des définitions des besoins en phase de conception]. Eventuellement, vous pouvez également mettre en place un outil intégré (tel qu’un ERP) géré par la DSI et qui couvrera plusieurs activités de l’organisation. Dans ce cas, la DSI sera considérée comme le développeur mettant en place l’outil pour le service métier, et il sera tout aussi de suivre les recommandations en matière de conception et [d’autodocumentation].
Niveau 3 : Enfin, si certains services commencent à atteindre la maturité suffisante, il vous faudra commencer à mettre en place un annuaire des données, où chaque service ira renseigner les informations techniques des données et API qu’ils mettent à disposition du reste de l’organisation, et [qu’ils s’engagent à maintenir à disposition sans changement disruptif].
Et bien sûr, en mettant à disposition toute la documentation, tous les guides nécessaires à leurs succès. Notre objectif est de vous fournir ici toutes les ressources nécessaires et prêtes à être utilisées pour vous aider dans cette mission.