Nous avons vu jusque là les avantages et inconvénients de l’utilisation d’outils comme Excel pour la gestion de vos données. Nous allons désormais voir dans cette partie quels sont les solutions à votre disposition pour organiser vos données de manière plus structurée et fiable, tout en gardant toujours en tête l’objectif de conserver autant que possible l’autonomie que vous avez aujourd’hui.
Nous allons tout de suite commencer par des outils qui sont apparus ces dernières années, les plates-formes No-Code. Ces outils vous permettent de créer des applications métiers via des interfaces totalements graphiques, sans lignes de code et donc sans compétences techniques particulières. Sans être forcément la solution miracle, bien utilisé ces plates-formes apportent un réel potentiel pour les experts métiers qui veulent passer au niveau supérieur dans la gestion de leurs données.
En effet, tout en apportant tout ce qu’on peut retrouver dans un outil métiers :
Bien sûr cela implique certaines conditions, et notamment que vous ayez vous-mêmes ou au sein de votre service les compétences nécessaires pour utiliser et faire évoluer ces plate-formes. Cela implique un changement de mentalité dans un grand nombre de service, de former et conserver au sein de votre équipe des profils ayant certes leur expertise métier mais ayant aussi de l’appétence technique. Mais il s’agit là d’un investissement qui sera rentable pour votre service sur le long terme. Non seulement ces profils vous permettrons grâce aux plate-forms No-code de mettre en place des outils internes simples, mais ils pourront par la suite devenir le point de contact entre votre service et la DSI de votre organisation pour les projets plus lourds, en vous permettant de mieux définir vos besoins et de mieux suivre la réalisation de ces projets. En effet les plate-formes No-code restent basé sur les mêmes concepts que les outils de développement classiques, le stockage des informations dans les bases de données, la mise en place des règles de gestion etc… En montant en compétence sur ces outils, vous pourrez donc mieux communiquer avec les équipes de développement qui seront amenées dans le futur à travailler sur vos projets. A choisir entre une formation sur ces plate-formes No-Code ou une formation sur des macro Excel, il n’y a pas de doute que la première apportera plus de valeur à votre service sur le long terme. Nous irons même plus loin, si un fichier Excel arrive à un niveau de complexité tel qu’il nécessite des macros, il est fort probable que ce soit le signe qu’il est temps de passer à un outil plus structuré et plus adapté à vos besoins, là où justement un outil No-Code pourrait représenter la suite logique.
Toutefois nous le redisons, ce ne sont pas non plus les outils idéaux pour tous les cas de figure. Ces outils peuvent être cher sur des volumes de données importants, et surtout ils sont (pour l’instant?) encore loin de respecter les bonnes pratiques en termes de developpments d’applications métiers, notamment en matière de contrôle de version et des regressions. Un administrateur peu vigilant ou inexpérimenté aura très vite fait de rendre inopérante une application en tentant de la faisant évoluer, ces outils ne conviennent donc vraiment que pour de l’utilisation interne au service.
Un point d’alerte que nous voyons passer de temps en temps et qui peut vous indiquer que vous êtes sur la mauvaise voie : Si vous commencez à écrire un cahier des charges pour la mise de votre application en No-Code, si vous commencez à solliciter des prestataires externes pour la développer, c’est que le No-Code n’était pas adapté à votre usage ou alors que vous devriez vous concenter plutôt sur la formation de vos équipes à l’utilisation de ces outils. En effet ces outils n’ont vraiment d’interet que si vous pouvez vous-même les mettre en place et les faire évoluer, dans le cas contraire il est préférable de se tourner vers les solutions suivantes.
Nul doute qu’il existe sur le marché des outils spécifiques à votre métier, qui vous permettront de gérer vos données de manière plus structurée et fiable que ce que vous pouvez faire aujourd’hui avec Excel tout en apportant un grand nombre de fonctionnalités qui sont devenu des standards dans votre domaine d’expertise.
Vous auriez certainement comme premier reflexe de vous diriger vers ces solutions et… Pour de bonnes raisons. Ces outils devraient en effet être votre premier choix, en les utilisant vous allez pouvoir pour un prix généralement acceptable profiter de l’expérience accumulée par les éditeurs de ces outils auprès de leurs clients ayant un profil similaire au vôtre, sans commune mesure avec ce que vous pourriez faire avec un développement interne.
Néanmoins, vous devez rester conscient que ces outils sont généralement très rigides, et vous ne pourrez pas les faire évoluer aussi facilement que vous le feriez avec un outil fait en interne. Il est donc important de bien définir vos besoins avant de choisir l’outil, et de vous assurer que celui-ci pourra répondre à vos besoins à court et à long terme. Ce que vous gagnez en fonctionnalité immédiate, vous le perdez fortement en autonomie car vous n’aurez qu’un impact très limité sur la feuille de route de l’éditeur de votre outil. Sur l’axe de l’autonomie, les outils clé en main sont ainsi à l’opposé des outils No-Code.
Il faut savoir en revanche qu’il est tout à fait possible, et c’est même notre recommandation dans la majorité des cas, de coupler ces deux approches. En effet, il est tout à fait possible de mettre en place un outil clé en main pour profiter de ses bonnes pratiques et de ses fonctionnnalités avancés, tout en utilisant une plate-forme No-Code pour intégrer ces données avec d’autres outils internes, rajouter d’autres types de données qui ne sont pas gérés par l’outil clé en main, rajouter d’autres automatismes ou règles de gestion etc… Récupérant ainsi une grande partie de votre autonomie.
Enfin la dernière solution qui s’offre à vous est de faire développer un outil spécifique à votre service via les approches de developpment classique, soit en interne, soit par un prestataire externe.
On regroupe dans cette catégorie deux cas de figures qui restent assez similaires :
Vous choisissez cette approche en dernier recours (car la plus chère et avec le plus de risque d’échecs) pour des besoins trop complexes à gérer par vous-même via un outil No-Code et trop spécifiques pour utiliser un outil clé en main présent sur le marché. Une autre raison peut être aussi la mise en commun de données qui doivent être très facilement accessibles pour les autres services de l’organisation, où dans ce cas rentrer directement dans le logiciel principal de votre organisation fait sens quitte à perdre en autonomie.
Dans ce cas, que vos interlocuteurs soient une agence externe ou l’équipe de développement de votre DSI, vous allez devoir dans tous les cas vous impliquer dans l’expression de vos besoins métiers. Vous devrez en permanence garder en tête que vos interlocuteurs ne connaissent pas votre métier et que vous serez le garant de la qualité de l’application qui sera développée.
Dans nos contenus à destination des entrepreneurs, nous évoquons un certain nombre de livrables en phase de conception qui font toute la différence sur l’échec ou la réussite des projets. En tant que porteur du projet en cas de développpement spécifique, ces livrables s’appliquent totalement à votre cas de figure et nous vous invitons à consulter la page dédiée à ce sujet. Notamment, deux livrables seront particulière interessant :
Ces deux éléments peuvent de plus être autodocumentés. C’est à dire qu’il est possible de coder l’application d’une manière où ces documents peuvent être générés à tout moment. Ainsi en cas d’évolution, vous pourrez reprendre ces documents et indiquer précisément les modifications que les développeurs devront apporter à l’application.
En ayant une description précise de votre fonctionnement et de vos attentes, y compris et surtout lors des futures évolutions, vous assurez une communication suffisante avec les développeurs pour estimer que vous conservez la main sur vos outils et donc votre autonomie. Y compris dans le cas d’un module spécifique dans l’application principale de votre organisation, vous restez les décisionnaires des processus et de la structure des données dans ce module, la DSI s’assurant uniquement que les différents modules (commandés donc par des services différents) restent cohérents entre eux.