Toute personne a besoin dans son travail de pouvoir s’organiser, saisir les informations courantes pour les retrouver par la suite, et les partager avec ses collègues.

Sans conteste, un des outils les plus utilisés pour cela est le tableur Excel. Accessible à tous, simple d’utilisation, il s’est imposé de facto comme le premier réflexe de chacun et restera, quoi qu’il arrive, l’une des meilleures solutions pour l’organisation personnelle.

Seulement voilà, ce qu’il apporte en flexibilité personnelle, il le retire en contrepartie à l’organisation collective. Même si il existe aujourd’hui des tableurs Excel partagés (via un partage de fichier ou directement via l’outil en ligne), ce qui a déjà grandement amélioré la situation, il est encore aujourd’hui loin d’être une solution idéale :

• Il est très facile d’écraser une information saisie par un autre utilisateur.
• Il est inversement difficile de savoir qui a fait quoi, et quand.
• Il ne contient pas de règle de saisie et de validation, ce qui fait que l’on peut y saisir n’importe quelle donnée, et que l’on ne peut pas s’assurer de la qualité des données.
• Un unique fichier Excel ne peut contenir qu’une quantité limitée de données. Ainsi, un même type de donnée sera généralement éclaté sur des dizaines ou des fichiers différents, chacun ayant sa propre structure, et il est donc quasiment impossible de croiser les données entre elles.

Ce dernier point est particulièrement important. Sans avoir une structure unique pour extraire la donnée, il est impossible de sortir des statistiques, par exemple, d’une année sur l’autre sans faire un considérable travail de nettoyage. Les analystes de données de votre organisation ne pourront pas vraiment travailler sur ces bases. Cela entraîne ce qu’on appelle l’effet “silos”, où chaque service de l’organisation a ses propres données, et ne peut pas les partager avec les autres services. L’un des enjeux majeurs des DSI et même de la direction générale, que nous évoquons dans la partie du site qui leur est consacrée, est de libérer les données de leurs silos respectifs.

Inversement, il est indéniable que le tableur apporte une autonomie absolue à l’utilisateur, et même au service dans lequel il travaille. En transférant une partie de ces données vers un outil plus structuré, on risque de perdre au passage une partie de cette autonomie. Dans le pire des cas, le nouvel outil peut se retrouver inadapté aux besoins de l’utilisateur, lui faisant perdre du temps dans son travail, ou même si l’outil est adapté dans un premier temps, qu’on ne puisse plus le faire évoluer aussi facilement par la suite. C’est pourquoi il est très important, si l’on envisage de mettre en place un outil comme nous l’évoquerons dans la partie suivante, de s’assurer que vous gardez bien la main sur la définition de vos besoins et que vous puissiez les faire évoluer comme vous le feriez avec vos tableurs Excel.

En résumé, sur un axe où vous auriez d’un côté l’autonomie absolue et de l’autre la mise en commun des informations avec le reste de votre organisation, le tableau Excel se situerait à l’extrême autonomie de cet axe. L’enjeu pour votre service est de trouver une solution pour fiabiliser ces données, déjà en interne, puis à les partager avec le reste de l’organisation, mais surtout tout en conservant cette autonomie. Il s’agit là des objectifs que nous essayons de vous aider à atteindre dans cette communauté.